SOFTWARE PARA LA GESTIÓN CONTABLE

 

 

La contabilidad es una función crucial para todas las empresas; grandes o pequeñas. Hay dos tipos de sistemas de contabilidad: manual y automatizada. Donde las funciones de contabilidad fueron realizadas a mano por profesionales capacitados, hoy hay una amplia variedad de software contables para ayudar a mantener los registros contables necesarios. 

Ahora bien, ¿Qué es un software contable?: Son aquellos programas relacionados con la contabilidad que tienen como objetivo sistematizar y hacer más fáciles las tareas diarias de contabilidad. En otras palabras, se considera software de contabilidad a cualquier programa que haga más sencillas las tareas contables.

El ámbito empresarial es uno de los sectores que se ha visto afectado por la utilización de esta nueva tecnología. Ha proporcionado una automatización integral del tratamiento de toda la información que manejan las empresas.

Constituye pues, una impresionante revolución que obliga a las empresas a adoptar nuevos métodos y medios de acción para ser capaces de tratar la gran cantidad de información interna y externa que manejan. 

Podemos decir que la aplicación de la informática y, concretamente, determinados paquetes informáticos permite controlar, manejar y registrar fácilmente todas las operaciones comerciales y contables de las empresas. 

A continuación se muestra  las ventajas y desventajas de usar software contable:

 

 

Podríamos afirmar que las desventajas de un sistema contable  computarizado son, en la mayor parte, de índole económica, lo cual para muchas organizaciones no es preocupante.

 

CONTABILIDAD E INTERNET

 

Una de las herramientas tecnológicas que más ha tenido impacto en la sociedad, es Internet, un sistema de comunicaciones de alcance mundial, económico, fiable y simple de usar. Internet está presente continuamente en la vida de cada vez más personas. Hoy en día, Internet se ha convertido en la herramienta tecnológica más revolucionaria y poderosa de todas, influyendo en prácticamente todos los niveles de la actividad humana. Cuenta con más de 1.400 millones de usuarios en todo el mundo y el número sigue aumentando constantemente, debido a la facilidad que brinda para obtener información instantánea y asequible desde la comodidad de cualquier computador.
La Internet abre muchas puertas y hace la vida más fácil en muchos sentidos, sobre todo en el área de contabilidad, donde los documentos pueden ser compartidos, la investigación puede llevarse a cabo y los impuestos se pueden presentar, todo en línea. Las empresas no tienen que comprar software para ejecutar algunos programas.  

Para mantenerse competitivo muchas organizaciones, a nivel mundial, están convirtiendo su sistema contable a un sistema en línea, aprovechan el internet para administrar sus datos financieros. El internet, le permite a estas organizaciones, acceder a sus datos en tiempo real desde cualquier ordenador en cualquier parte del mundo, inclusive desde los celulares.

Entre los muchos beneficios de la contabilidad en el internet, se encuentran los siguientes:

ü  Costo reducido: un cargo mensual que abarca actualizaciones, mantenimiento, seguridad y resguardo de la información.

ü  Facilidad de acceso

ü  Mejora del rendimiento del negocio: permite a la organización poder responder más rápido a los cambios del negocio, ya que la información financiera se produce al día.

ü  Integración con los bancos.

ü  Seguridad de datos y resguardo

Por todo lo anterior, la contabilidad y el internet es una herramienta muy útil hoy en día e incluso necesaria, pues con ella se puede llevar el registro contable de la empresa, el control de las finanzas y el control de las actividades y obligaciones fiscales.

 TIC's EN LA GESTIÓN CONTABLE

Las TIC, en su definición más rigurosa, se refiere al aspecto tecnológico de un SI (Sistema de Información), incluye el hardware, base de datos, el software, las redes y otros dispositivos. Un sistema de información, puede considerarse como un subsistema de las TIC.

Las TICs pueden también definirse como la utilización de los recursos tecnológicos, para la gestión y transformación de datos en información, específicamente la captura, procesamiento, almacenamiento, seguridad y recuperación.

La contabilidad en sus inicios fue manual y posteriormente mecánica y en 1984 pasó a ser electrónica, con un avance que actualmente se procesa por software contable específico (TIC) que producen la información financiera base de la toma de decisiones para los interesados de la entidad económica.

El software contable se apoya en otro software administrativo para lograr la función integral de la contabilidad y así se tienen como ejemplos sistemas para: la administración del proceso comercial, la administración de la nómina a empleados, el control del flujo de efectivo y la administración del punto de venta.

 

El avance de las TIC, imprime velocidad en varios escenarios como el contable, al exigir eficiencia y calidad en el registro de las operaciones comerciales, legales, ambientales y de operación para producir información veraz, confiable y oportuna para que los usuarios de la misma, estén en posibilidad de tomar decisiones acertadas requeridas por los usuarios (accionistas) en las entidades económicas.

Características :

·         Registro y captura de datos económicos

·         Actúan sobre la información

·         Procesamiento de datos

·         Lógica de interconexión de todo sistema o conjunto de relaciones

·         Transformación de datos en Información Financiera

·         Convergencia creciente de tecnologías específicas en un sistema altamente integrado, dentro del cual las antiguas trayectorias tecnológicas separadas se vuelven prácticamente indistinguibles

·         Uso de información financiera para toma de decisiones

·         Interacción con base en flexibilidad

 

Se fundamentan en la capacidad de manejo de datos y su procesamiento por su actuación sobre la información. La contabilidad se enlaza con otras áreas por medio de las TIC para procesar y transformar los datos y producir información financiera que sirve para toma de decisiones, al darle flexibilidad las TIC por medio de la interpretación de las misma aplicando razones financieras y otros indicadores de gestión necesarios para la administración de la entidad económica.

 

Algunas TIC`s usadas en contabilidad:

Aspel: Es una empresa dedica al diseño y desarrollo de  sistemas administrativos que facilitan a las Micro, Pequeñas y Medianas empresas la toma de decisiones.

COI: Mantiene la información actualizada al mismo tiempo que la procesa y la integra contablemente y también dentro del ámbito fiscal da a sus empresarios información de mucha utilidad para su estado financiero y elabora oportunamente las declaraciones fiscales. Calcula la depreciación de los activos fijos e interactúa con los demás sistemas Aspel, lo que nos lleva a una mayor eficiencia dentro de nuestra administración. 

SAE: Este Sistema administrativo empresarial es el encargado de controlar el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de cualquier empresa de acuerdo con la legislación vigente así podemos estar seguros que es confiable podemos estar a la vanguardia en tecnología. La integración de sus módulos son: clientes las facturas, vendedores, cuentas por pagar y estadísticas.

PROD: Controlas fácilmente los procesos de fabricación de tus productos, asegurando una óptima administración de costos e inventarios y, al trabajar integrado con Aspel-SAE, compartes información para agilizar tus procesos.

NOI: Automatiza el control de todos los aspectos de la nómina contando con la legislación fiscal y laboral vigente, por esto es la más recomendable para las micros, pequeñas y medianas empresas.

SAP: SAP Business Suite son un conjunto de programas que permiten a las empresas ejecutar y optimizar distintos aspectos como los sistemas de  ventas, finanzas, operaciones bancarias, compras, fabricación, inventarios y relaciones con los clientes. Ofrece la posibilidad de realizar procesos específicos de la empresa o crear módulos independientes para funcionar con otro software de SAP o de otros proveedores. Se puede utilizar en cualquier sector empresarial.